FAQ ONR - Données financières Départements

1. Mon département connait une forte activité de viabilité hivernale. Comment comptabiliser les agents saisonniers employés spécifiquement pour cette activité ?

Un certain nombre de départements ont en effet un dispositif de renfort pour la période hivernale, qui se traduit soit par l’embauche de personnel complémentaire à temps plein pour la durée de la saison, soit par l’embauche de vacataires (appelés parfois « déneigeurs volontaires »), qui interviennent ponctuellement à la vacation en fonction des besoins.

Dans les deux cas, ces dispositifs permettent de réduire le besoin en agents permanents au regard du niveau de service souhaité, notamment au regard des seuils à respecter dans l’organisation et la durée du travail.

Afin de refléter ces données de façon cohérente avec le montant des charges de personnel constatées dans les comptes administratifs et comparable entre départements, il convient de comptabiliser ces agents prorata temporis, par rapport au temps de travail annuel légal.

Ainsi un saisonnier embauché pour une durée de 4 mois est comptabilisé pour 1/3 d’agent. Si le département embauche 30 saisonniers sur 4 mois, il convient donc de comptabiliser l’équivalent de 10 agents permanents.

Pour les vacataires ou déneigeurs volontaires, il convient d’estimer la durée totale des vacations pendant la saison et de la rapporter à 1607h. Si par exemple l’équivalent de 5000h de vacations ont été rémunérées pour la saison pour l’ensemble des vacataires (quel que soit leur nombre), ceci correspond à 3,11 ETP, ce que l’on peut arrondir à l’équivalent de 3 agents permanents.

2. Quels sont les agents à comptabiliser dans la rubrique B3 ? Est-ce que les services du Parc doivent être comptabilisés dans cette rubrique ?

Il s’agit des agents qui travaillent directement sur la route et sont payés sur le budget principal du département.

Si le Parc est intégré dans les services sans distinction particulière et ne fait pas l’objet de budget annexe, seuls le prorata temporis des agents directement affectées à l’exploitation ou l’entretien routier est à prendre en compte. C’est par exemple le cas des agents effectuant du marquage au sol, des curages de fossés, de la viabilité hivernale, etc.

Par contre, le prorata temporis des agents qui sont affectés à l’entretien du matériel (les mécaniciens ou leurs aides) relèvent de la rubrique B2 et constituent un des éléments de formation du coût des frais généraux.

3. Mon Parc fonctionne en budget annexe. Comment le comptabiliser dans l’enquête financière ?

Exactement comme s’il s’agissait d’une entreprise.

La part travaux effectuée par le Parc est à ventiler entre ce qui est payé sur l’entretien courant (rubrique C10) et ce qui est payé sur investissement (rubriques E5).

La part de location de matériel sur fonctionnement est inclue dans la rubrique des frais généraux (C11).

4. Comment calculer le prorata des charges correspondantes communes demandées à la rubrique C6 ?

Selon les départements et le niveau de finesse de la répartition des charges communes, notamment de personnel, sur les différentes rubriques de la fonction 6, la partie « charges communes » au compte 60 est plus ou moins importante.

Afin d’homogénéiser les données pour les rendre comparables, il convient donc de corriger autant que possible ces écarts de pratiques entre départements.

Pour cela, l’idée est de répartir les charges inscrites au compte 60 au prorata des autres sous comptes de la fonction 6, en l’occurrence les sous-comptes 621 et 622 correspondant à la voirie départementale.

Pour ce faire, même si cela reste approximatif, le plus simple est de le faire selon une règle de trois, en rapport du poids total des sous-fonctions 621 et 622 sur la sous fonction 6. Si ce rapport est par exemple de 65%, on prend en compte 65% de la totalité du compte 60 sur la rubrique C5, et 65% du montant des lignes correspondant aux charges de personnel du compte 60 dans la rubrique C6.

Formule : (total 621 + 622/total fonction 6) - total fonction 60

5. Quelle différence entre les rubriques C3 à C5 ? Le prorata demandé doit-il être compris dans ces rubriques ?

Le budget d’un département est toujours présenté de façon croisée, par nature de dépenses d’une part et par grandes fonctions d’autre part.

C’est ainsi par exemple que les charges de personnel ou de fournitures de bureau (qui relèvent d’une nature) sont réparties par fonctions (social, éducation, routes, etc…).

La nomenclature budgétaire prévoit que la fonction 6 rassemble toutes les dépenses de réseau et d’infrastructure, qu’il s’agisse ou non de voirie départementale. Sont inclus par exemple les participations du département aux réseaux d’eau et d’assainissement.

La sous-fonction 62 concerne uniquement « routes et voirie ». En sus de la voirie départementale, on y trouve les participations du département à la voirie communale ou nationale.

La sous-fonction 621 concerne uniquement la voirie départementale et la sous fonction 622 distingue la viabilité hivernale.

Dans notre tableau, C3 correspond à la totalité de la fonction 6, C4 à la totalité de la sous fonction 62 (+ le prorata des charges communes sous-fonction 60) et C5 à l’addition des sous-fonctions 621 et 622 (+ le prorata des charges communes sous-fonction 60).

Ainsi, mécaniquement C3 est forcément supérieur ou égal à C4, lui-même supérieur ou égal à C5.

6. Quelles sont les dépenses comptabilisées dans les frais généraux de voirie C11 ?

Il s’agit de toutes les dépenses de fonctionnement sur la voirie départementale qui ne sont ni des dépenses de personnel, ni des dépenses de fourniture de voirie, ni des dépenses de travaux d’entretien de voirie.

Dans la pratique, il s’agit essentiellement des dépenses de matériel (véhicules et engins, outillage) et de locaux, qui sont plus ou moins bien retracées avec précision dans les sous-rubriques de la fonction 6, parfois globalisées dans la sous-fonction 60.

Pour les départements qui ont un budget annexe Parc, les dépenses relatives aux véhicules et engins affectés à la voirie départementale sont aisées à trouver puisqu’elles sont facturées par le Parc aux services routiers, tout compris.

Pour ceux qui n’ont pas de budget annexe, il convient de reconstituer au mieux cette dépense.

En tout état de cause, comme on doit aboutir à C5 = C6 + C8 + C9 + C11, le plus simple est de considérer que C11 = C5-C6-C8-C9.

A noter que, mécaniquement dans ce calcul, les départements qui ont un budget annexe Parc ont moins de frais de personnel de voirie et plus de frais généraux (les charges de personnel des ateliers se retrouvant dans les frais de matériel), ce dont il faudra tenir compte dans les comparaisons détaillées.

7. Dois-je comptabiliser les travaux subventionnés aux communes ? Et les travaux réalisés par le département pour le compte des collectivités locales ?

Le principe de base de l’observatoire est que les dépenses ne doivent être comptabilisées qu’une fois et que les flux financiers entre collectivités et avec l’Etat ne doivent pour cela pas être pris en compte.

Il en résulte que seules les dépenses réalisées et comptabilisées par le département sur la voirie départementale (sous comptes 621 et 622) doivent être considérées dans les données collectées.

Les subventions ou fonds de concours aux communes ou les fonds de concours à l’Etat n’ont donc pas à être pris en compte, puisque les dépenses sont comptabilisées au titre de celles réalisées par l’Etat ou les communes et n’ont pas vocation à être inscrites au sous compte 621.

Par contre, dès lors que les travaux sont réalisés sur la voirie départementale par le département, y compris pour le compte des communes, ce qui peut être le cas en ce qui concerne des traverses d’agglomération ou des carrefours RD/VC, la totalité de la dépense, qui est normalement inscrite au sous compte 621, doit être prise en compte.

Il peut arriver que le département inscrive en sous compte 621 des fonds de concours à des communes pour réaliser des travaux sur RD (notamment en traversée d’agglomération). Si tel est le cas, par simplification et dérogation aux principes précédents, on admettra de prendre en compte la dépense, malgré l’effet doublon.

8. Où trouver et comment calculer la ventilation des charges de personnels et de frais généraux ? / Partie C, lignes C4, C5, C6 et C11

Selon les départements, la ventilation des dépenses dans la fonction 6 est plus ou moins élaborée selon la nature de ces dépenses et des comptes associés.

•  Idéalement, toutes les dépenses sont ventilées dans les différentes sous-fonctions, dont les 621 et 622 concernant la voirie départementale. Dans ce cas, il n’y a pas de charge commune dans la fonction 6 (la sous-fonction 60 a un total de zéro). Il n’y a donc pas de prorata à rajouter.

• Dans un grand nombre de cas, toutes les dépenses sont ventilées correctement, mais certaines charges subsistent en charges communes sur les mêmes lignes. C’est fréquemment le cas des charges de personnel, où par exemple les charges d’encadrement polyvalent sont inscrites dans la sous-fonction 60. Il convient alors de rajouter aux charges inscrites aux sous-fonctions 621 et 621 le prorata de la dépense inscrite à la sous-fonction 60. En toute rigueur, le calcul doit être fait ligne par ligne.

• Il arrive qu’à l’exception des comptes spécifiquement fléchés sur la voirie, comme les fournitures de voirie (60633) ou l’entretien et réparations des voies et réseaux (61523), toutes les autres dépenses soient inscrites en charges communes (sous-fonction 60).

• Le cas le plus fréquent est une ventilation des charges, pour certaines lignes de façon rigoureuse (pas de prorata à rajouter), pour certaines lignes comme le cas 2 et d’autres comme le cas 3. En toute rigueur, le calcul du prorata doit être fait ligne par ligne. Par simplification, on admettra l’utilisation du tableur annexe 2.

• En ce qui concerne les charges de personnel, il convient de vérifier qu’il y a cohérence entre le montant calculé selon la méthode ci-dessus et la charge salariale moyenne par agent (C6/B2, charge moyenne par agent affecté à la voirie, est en principe assez voisin, à + ou – 20%, de C2/B1, charge moyenne par agent de la collectivité). Si cet écart semble anormal, il est probable que cela résulte du fait qu’une partie des charges de personnel de voirie a été inscrite en fonction 0 (services généraux) et non en fonction 6.
  
  Le même problème que précédemment peut se reproduire en ce qui concerne les frais généraux : certains départements imputent tous les frais de bâtiments ou de véhicules en fonction 0 (services généraux).

9. Réponse à la rubrique E du questionnaire : association des investissements au réseau.

Pour les rubriques E7, E8 et E9, notamment, les investissements pour l’acquisition de matériel et autres travaux peut s'avérer délicate au regard de la répartition par réseau.

Si vous ne connaissez pas la répartition précise, il est préférable de ne pas remplir ces lignes.

Selon les réponses que nous obtiendrons à l'issue de l'enquête, nous aviserons s'il y a lieu de procéder à une répartition arbitraire, homogène pour l'ensemble des départements n'ayant pas renseigné ces lignes ou, s'il est plus pertinent de ne pas faire de répartition, en fonction des enseignements attendus.